Czeka nas rewolucja w fakturowaniu! KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to innowacyjna platforma, która zmienia sposób wystawiania, przetwarzania i raportowania faktur. Wprowadzenie KSeF to ważny element digitalizacji procesów biznesowych oraz modernizacji systemu podatkowego, który nie tylko usprawni obieg dokumentów finansowych, ale także zwiększy przejrzystość dokumentacji i ułatwi kontrole podatkowe. Przyjrzyjmy się bliżej KSeF. Jak wystawiać faktury przez system? Dla kogo jest przeznaczony? Od kiedy można z niego korzystać?
Z tego artykułu dowiesz się
Co to jest KSeF?
W listopadzie 2019 roku Polska przyjęła standard Peppol (Pan-European Procurement Online Standard), aby uprościć wymianę informacji biznesowych, a w tym faktur. Kolejnym etapem jest wprowadzenie ogólnokrajowego obowiązku e-fakturowania B2B. W tym celu powstaje Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Jest to system teleinformatyczny, umożliwiający wystawianie, przechowywanie i otrzymywanie faktur ustandaryzowanych drogą elektroniczną. Co ciekawe, Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w Unii Europejskiej, który wdroży takie rozwiązanie.
KSeF ma usprawniać i usystematyzować proces wystawiania oraz przetwarzania faktur. Innymi słowy, system ma zwiększać przejrzystość i efektywność procesu fakturowania, zmniejszyć obciążenie biurokratyczne oraz ułatwić kontrolę i monitorowanie transakcji handlowych przez organy podatkowe. Co ważne, KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści oraz czytelność.
Sprawdź także: VAT dla przedsiębiorców: sprawdź, co można odliczyć
KSeF w pigułce – do czego służy?
KSeF to nie tylko wystawianie i przechowywanie faktur ustandaryzowanych. System służy także do:
- nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamiania odpowiednich podmiotów o uprawnieniach oraz uwierzytelnienia i weryfikacji tych uprawnień,
- oznaczania e-faktur numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
- weryfikowania danych z e-faktur,
- analizowania i kontrolowania prawidłowości danych z e-faktur.
KSeF będzie obligatoryjny
Obecnie KSeF to rozwiązanie dobrowolne. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca może zdecydować, czy woli wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy klasyczną w formie papierowej lub elektronicznej (w pliku PDF), jak było dotychczas.
W przyszłości wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie jedyną dopuszczalną w kraju formą fakturowania. KSeF ma obejmować wszystkie transakcje, które do tej pory fakturowano, przy czym nie będzie wymagana akceptacja odbiorcy (od stycznia 2022 roku, czyli w okresie dobrowolnego fakturowania, wymagana jest zgoda odbiorcy).
Obowiązek fakturowania przez KSeF dla wszystkich czynnych podatników VAT pierwotnie miał zostać wprowadzony 1 lipca 2024 roku, a dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione z VAT – 1 stycznia 2025 roku. Jednak, jak informuje Ministerstwo Finansów, wdrożenie systemu KSeF nastąpi w późniejszym terminie. Proces legislacyjny, mający na celu określenie nowego terminu wdrożenia oraz dodatkowych terminów dotyczących odroczeń, takich jak kary za błędy w KSeF, wymóg płatności z podaniem KSeF oraz faktury wystawiane z kas rejestrujących, został podzielony na dwa etapy. Pierwszy etap zakończy się w czerwcu i ma na celu wprowadzenie zmian ustawowych. Drugi etap ma zaprezentować propozycje Ministerstwa Finansów dotyczące etapowego wdrożenia obowiązkowego KSeF.
Zgodnie z propozycjami MF, od 1 lutego 2026 roku obowiązek ten objąłby tych przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z należnym podatkiem VAT przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł. Pozostałych przedsiębiorców obowiązek wdrożenia KSeF miałby obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku. Jak podaje Ministerstwo Finansów, KSeF zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Dokładna data wejścia w życie obowiązku fakturowania za pośrednictwem systemu nie jest jeszcze znana. Ma to jednak nastąpić nie wcześniej niż 1 lutego 2026 roku.
I dla podatników VAT, i dla zwolnionych z podatku – dla kogo KSeF?
KSeF obejmie wszystkie czynności, które do tej pory wymagały fakturowania zgodnie z ustawą o VAT, w tym krajowe dostawy towarów czy świadczenie usług dokonywane między przedsiębiorcami oraz na rzecz organów publicznych. Docelowo z Krajowego Systemu e-Faktur mają korzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, zwolnieni z podatku VAT i zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadający NIP.
Faktur ustandaryzowanych nie będzie musiał wystawiać podatnik, który nie ma siedziby działalności gospodarczej i stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. Z obowiązku zostaną zwolnieni także podatnicy bez siedziby działalności gospodarczej w kraju, ale ze stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym nie powinno mieć ono związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług, a także podatnicy korzystający z procedur szczególnych. Co więcej, system nie będzie dotyczył faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będących osobą fizyczną, a także dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów – nie ma obowiązku wystawiania faktur (przy czym przypadki te muszą być odpowiednio udokumentowane).
Przeczytaj również: Zmiany w ustawie o rachunkowości: kto będzie musiał składać sprawozdanie o podatku dochodowym?
KSeF to wiele korzyści
Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu fakturami to ważny element transformacji polskiego systemu podatkowego. KSeF ma uszczelnić system, co ma przyczynić się do efektywniejszego działania organów podatkowych oraz zmniejszyć liczbę przestępstw i nadużyć.
Pewność, że faktura zawsze trafi do odbiorcy, mniej danych do wysłania, krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku (45 zamiast 60 dni) i koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej – na wprowadzeniu KSeF skorzystają nie tylko organy podatkowe, ale też przedsiębiorcy.
KSeF przede wszystkim usprawnia proces fakturowania. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą szybko i łatwo wystawiać oraz przetwarzać faktury w formie elektronicznej. Eliminuje to konieczność ręcznego wypełniania papierowych dokumentów, co skraca czas potrzebny na realizację transakcji handlowych. Automatyzacja procesu fakturowania to także oszczędności, które można przeznaczyć na rozwój firmy lub inne priorytetowe zadania. Elektroniczne przetwarzanie faktur za pomocą KSeF ogranicza ryzyko popełnienia błędów ludzkich, co przekłada się na większą precyzję i rzetelność danych finansowych. Co więcej, dzięki KSeF przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji (system przechowuje dokumenty przez 10 lat).
Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w firmie?
Aby korzystać z KSeF, należy odpowiednio dostosować wykorzystywany system informatyczny, a w szczególności oprogramowanie księgowe. System przede wszystkim powinien posiadać specjalne pole do wpisywania danych niezbędnych dla faktury ustrukturyzowanej. Co więcej, powinien łączyć się z KSeF. Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu konta. Co ważne, system korzysta z mechanizmu uwierzytelniania, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane certyfikaty (np. podpis elektroniczny czy podpis zaufany) oraz Profil Zaufany.
KSeF – co jeszcze warto wiedzieć?
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego. Informacje o ewentualnych awariach systemu będą umieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub w środkach społecznego przekazu (w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatu w BIP). W momencie wystąpienia awarii KSeF każdą fakturę należy wystawić w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i udostępnić ją nadawcy w uzgodniony z nim sposób.
Więcej informacji o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znajdziesz na stronie: