W 2024 roku praca hybrydowa cieszy się dużą popularnością. Ponad 40% polskich pracowników preferuje taki model zatrudnienia. Zgodnie z przepisami osoby pracujące w trybie hybrydowym mogą liczyć na szereg korzyści podatkowych. Jednak aby skorzystać z odliczeń w ramach kosztów uzyskania przychodu, należy spełnić określone warunki. Jak to będzie wyglądać w 2025 roku?
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Wiele mówi się o tym, że prowadząc działalność, warto generować koszty, ponieważ pozwala to obniżyć wysokość podatku dochodowego. Zgodnie z przepisami polskiego prawa kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Innymi słowy, są to koszty, które można zaliczyć do wydatków służbowych i które obniżają wysokość podatku dochodowego. Kosztami uzyskania przychodu mogą być wydatki na materiały, wynagrodzenia, usługi, urządzenia czy środki trwałe wykorzystywane w działalności zawodowej.
Koszty uzyskania przychodu a praca hybrydowa
W kontekście pracy hybrydowej koszty uzyskania przychodu obejmują wszelkie wydatki, które pracownik ponosi w związku z wykonywaniem swoich obowiązków zawodowych, zarówno w biurze, jak i w domu lub innym miejscu pracy. W pracy hybrydowej część obowiązków wykonuje się zdalnie, co wiąże się z wykorzystaniem własnych narzędzi pracy, urządzeń, czy infrastruktury, dlatego część tych wydatków można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu.
Sprawdź także: Polski (nie)Ład 2.0 – jakie zmiany w rozliczeniach PIT i CIT przyniesie 2025 rok?
Standardowe koszty uzyskania przychodu
W 2025 roku pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę mogą odliczyć od przychodów:
- 250 zł miesięcznie (nie więcej niż 3 000 zł rocznie) dla pracy w jednym miejscu;
- 300 zł miesięcznie (nie więcej niż 3 600 zł rocznie), jeśli pracownik dojeżdża z innej miejscowości.
Co ważne, nawet gdy pracownik wykonuje pracę w trybie hybrydowym lub całkowicie zdalnie, zachowuje prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przysługujących osobom mieszkającym poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Przyjęte limity mogą się jednak zmieniać i są regulowane w zależności od roku podatkowego.
Jednak to nie wszystko. Osoby zatrudnione w systemie hybrydowym mogą wliczyć w koszty uzyskania przychodu inne składowe. Jakie?
Praca hybrydowa a koszty dojazdu do miejsca pracy
W założeniu pracownikowi przysługuje prawo do odliczenia od podatku kosztów dojazdu do pracy. Jednak w przypadku pracy hybrydowej to nie takie proste. Tradycyjnie miejsce pracy było jasno zdefiniowane. W modelu hybrydowym, gdzie pracownik działa zarówno w biurze, jak i zdalnie, trudniej wskazać, czy dojazd jest podróżą służbową czy osobistą.
Zwrot kosztów dojazdu do siedziby firmy, w kontekście pracy hybrydowej, nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Oznacza to, że jest uważany za koszty uzyskania przychodu i nie jest zaliczane do dochodu pracownika. Jednak aby wydatki za dojazdy do pracy można było uznać za KUP, muszą być odpowiednio udokumentowane, tj. rachunki za paliwo, bilety komunikacji miejskiej, czy ewidencja przebiegu samochodu służbowego (jeśli dotyczy).
Nieco inaczej wygląda sprawa, jeśli pracownik w ramach pracy hybrydowej dojeżdża do innego miejsca, np. klienta. W takiej sytuacji zasady opodatkowania zależą od konkretnych okoliczności.
Przeczytaj również: Amortyzacja środków trwałych w 2025 roku – zmiany, limity, możliwości
Jakie inne koszty można odliczyć?
Jak już wspomnieliśmy, w pracy hybrydowej pracownik często korzysta z własnego sprzętu, np. telefonu lub laptopa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w takiej sytuacji zatrudnionemu przysługuje prawo do wliczenia części wydatków poniesionych na te elementy do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że rzeczywiście są one wykorzystywane do celów zawodowych.
Praca w systemie hybrydowym często wiąże się z koniecznością zaaranżowania i utrzymania w przestrzeni domowej dedykowanego miejsca do wykonywania obowiązków zawodowych. Pracownikom hybrydowym przysługuje prawo do odliczenia kosztów związanych z funkcjonowaniem takiego miejsca. Mogą być to m.in. opłaty za prąd, wodę, ogrzewanie, a nawet koszty najmu mieszkania.
Koszty uzyskania przychodu mogą obejmować także wydatki związane z wyposażeniem miejsca pracy w domu pracownika, tj. zakup biurka, fotela, dodatkowego oświetlenia czy innego niezbędnego sprzętu.
W koszty uzyskania przychodu w pracy hybrydowej wlicza się też wydatki poniesione na szkolenia, kursy czy zakup materiałów szkoleniowych, bezpośrednio powiązanych z pracą.
Koszty uzyskania przychodu a praca hybrydowa – jakie warunki trzeba spełnić?
Najważniejsza zasada dotycząca kosztów uzyskania przychodu brzmi: aby dany wydatek mógł zostać uznany za KUP, musi być poniesiony w celu wykonywania pracy zawodowej. Co więcej, musi być stosownie udokumentowany, np. umową lub fakturą, by mógł być uwzględniony w rozliczeniu podatkowym.
W przypadku pracy hybrydowej ważne jest także ustalenie proporcji, w jakiej dany sprzęt czy inny element jest wykorzystywany do celów zawodowych i prywatnych.
Praca hybrydowa wiąże się z licznymi korzyściami w zakresie kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie wymaga większej uwagi przy dokumentowaniu wydatków i interpretowaniu przepisów podatkowych. Warto na bieżąco monitorować aktualizacje prawne, by w pełni wykorzystać oferowane możliwości.
Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w odnalezieniu się w gąszczu przepisów księgowych?
Chętnie Ci pomożemy! Kliknij tutaj i umów się na darmową konsultację z jednym z naszych ekspertów.