Optymalizacja podatkowa, której efektem jest większy budżet firmowy, to cel każdego przedsiębiorcy! Niższe stawki podatku to bowiem więcej pieniędzy na szeroko pojęty rozwój firmy. W przypadku skali podatkowej i opodatkowania liniowego najlepszym sposobem na obniżenie podstawy opodatkowania, według której naliczany jest podatek, jest generowanie wysokich kosztów. Co ważne, niemal od każdego wydatku będącego kosztem uzyskania przychodu można odliczyć VAT. Przedstawiamy kompendium wiedzy dla każdego przedsiębiorcy: kiedy można odliczyć VAT?
Z tego artykułu dowiesz się
Czym jest podatek VAT?
Pierwsza wprowadziła go Francja w 1954 roku. W Polsce obowiązuje od 1993 roku (Ustawa o podatku od towarów i usług o podatku akcyzowym), kiedy to zastąpił stosowany wcześniej podatek obrotowy. Obecnie reguluje go ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Nazywany podatkiem od wartości dodanej czy podatkiem od towarów i usług – podatek VAT (ang. the value added tax) to najszybciej rozprzestrzeniający się w ciągu ostatnich dziesięcioleci podatek na świecie. Jest to obrotowy podatek pośredni o charakterze konsumpcyjnym. Oznacza to, że obciąża ostatecznego konsumenta, jednak pobierany i odliczany jest na różnych etapach produkcji i dystrybucji towaru lub usługi.
Koszty firmowe a VAT
Prowadząc działalność opodatkowaną według zasad ogólnych lub liniowo, warto generować jak najwięcej kosztów. Dlaczego?
Koszt firmowy to każdy wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wykazanie, że dany wydatek jest powiązany z prowadzoną działalnością. Co ważne, nie każdy wydatek może stanowić koszty operacyjne – reguluje to Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Z kosztami uzyskania przychodu wiąże się pewien paradoks. Z jednej strony wysokie koszty to po prostu wysokie wydatki, z drugiej jednak wysokie koszty to niższy podatek. W przypadku skali i opodatkowania liniowego podatek odprowadza się od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty. Popularne „wrzucanie w koszty” to zatem nic innego jak zmniejszenie podstawy opodatkowania.
To nie wszystko. Generowanie kosztów firmowych przez czynnych podatników VAT to także szansa na to, by obniżyć kwotę VAT do zapłaty.
Co do zasady, VAT od sprzedaży (VAT należny) to kwota podatku, którą należy uiścić w urzędzie skarbowym w ustawowym terminie. Natomiast VAT od zakupów (VAT naliczony) to kwota „naliczona” przez sprzedającego, stanowiąca część ceny towaru. Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT może obniżyć VAT od sprzedaży, odejmując od niego kwotę VAT od zakupów. Co ważne, obniżenie podatku VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy zakup jest powiązany z działalnością (istnieją jednak pewne wyjątki i ograniczenia od tej reguły, np. usługi noclegowe i gastronomiczne nabywane na własne potrzeby podatnika czy wydatki związane z zakupem i eksploatacją firmowego samochodu wykorzystywane również do celów prywatnych – opisano je w ustawie o VAT).
Koszty i podatek VAT są ściśle ze sobą powiązane. Co do zasady, każdy wydatek zaliczany do kosztów obniża nie tylko podatek dochodowy, ale także podatek VAT. Przedsiębiorca, kupując towar czy usługę „na firmę”, płaci jednocześnie wliczony w cenę zakupu podatek od towarów i usług.
Sprawdź także: Jak i kiedy składki ZUS stają się kosztem uzyskania przychodu?
Odliczenie VAT w 2024 roku: podstawowe zasady
Przedsiębiorca uprawniony jest do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym musiał zapłacić VAT za nabyte lub importowane towary bądź usługi – zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Jednak nie może to nastąpić wcześniej niż w dniu, w którym otrzymano fakturę.
Jeśli podatnik nie odliczy podatku w tym terminie, może zrobić to w deklaracji podatkowej za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych w przypadku rozliczenia miesięcznego, bądź za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych w przypadku rozliczenia kwartalnego.
Od czego można odliczyć VAT?
Przejdźmy do meritum: od czego przedsiębiorca może odliczyć VAT? Nie ma specjalnej listy towarów i usług mogących stanowić koszty uzyskania przychodu. Przede wszystkim istnieją wydatki specyficzne dla danych działalności, ściśle powiązane z daną branżą, np. specjalistyczne narzędzia stomatologiczne. Są też wydatki uniwersalne. I to właśnie na nich się skupimy.
Przedsiębiorca przede wszystkim może odliczać VAT od czynszu i innych opłat związanych bezpośrednio z wynajmowanym lub posiadanym lokalem, np. biurem, magazynem czy halą produkcyjną. Podstawą odliczenia VAT z tytułu dostaw energii elektrycznej, gazu ziemnego czy świadczenia usług związanych z dostarczaniem wody jest oczywiście faktura.
W koszty można wliczyć także wszystkie wydatki poniesione na remont siedziby firmy, a także na zakup mebli, akcesoriów biurowych, elementów dekoracyjnych oraz sprzętów niezbędnych w pracy, np. firmowego laptopa, drukarki itd.
Podatek VAT można odliczyć również od zakupu samochodu firmowego do celów służbowych, a także od kosztów związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu (np. paliwo, części, ubezpieczenia, raty leasingowe). Co więcej, w koszty wlicza się rachunki za abonament na telefon firmowy i internet.
Przedsiębiorca może także skorzystać z prawa do odliczenia VAT w przypadku zakupu:
- oprogramowania (np. systemu operacyjnego czy pakietu Office),
- książek i czasopism branżowych,
- szkoleń, warsztatów i studiów podyplomowych,
- kursów językowych,
- logotypu i wizytówek,
- materiałów reklamowych,
- odzieży ochronnej i reklamowej.
Kiedy nie można odliczyć VAT?
Nie zawsze da się odliczyć VAT. Niemożliwe jest to przede wszystkim w przypadku faktur dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione z podatku. Ponadto VAT nie odliczymy także od tzw. pustych faktur, czyli takich, które zostały wystawione na podmiot nieistniejący lub dokumentujących czynności, które nie zostały dokonane. Warto również dodać, że zgodnie z art. 88 ust 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnicy nie mają prawa do odliczenia VAT z faktur dot. usług gastronomicznych czy hotelowych.
Odliczenie VAT to ważne narzędzie dla przedsiębiorców, pozwalające na kontrolę kosztów i optymalizację finansową firmy. Prawidłowe korzystanie z tego mechanizmu może przynieść realne korzyści finansowe i zapewnić firmie stabilny rozwój na konkurencyjnym rynku biznesowym.